Verwalterpflichten: Jahresplanung rechtlich sicher gestalten

In unserer Praxis erleben wir regelmäßig: Die Jahresabrechnung ist die kritischste Verwalterpflicht im Jahresablauf. Nach § 28 Absatz 2 WEG müssen wir die Abrechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres vorlegen. Diese Frist ist nicht verhandelbar. Wir haben Fälle gesehen, in denen Verwalter wegen weniger Wochen Verzug abberufen wurden. Die Rechtsprechung ist hier eindeutig. Das Landgericht München hat 2019 bestätigt: Wiederholte Fristüberschreitungen rechtfertigen die außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags. Unsere Jahresplanung beginnt deshalb bereits im November. Wir fordern alle Nebenkostenabrechnungen der Versorger an. Wir prüfen Rücklagenstände. Wir gleichen Kontoauszüge ab. Nach hunderten von Projekten wissen wir: Die Vorlaufzeit beträgt realistisch acht bis zehn Wochen. Wenn das Geschäftsjahr am 31. Dezember endet, starten wir spätestens Anfang März mit der Erstellung. Typischerweise dauert die Prüfung durch Beirat oder Verwaltungsbeirat weitere zwei Wochen. Dann folgt der Versand an alle Eigentümer. Die Sechs-Monats-Frist endet am 30. Juni. Wir planen immer einen Puffer von mindestens vier Wochen ein. Denn Nachfragen kommen garantiert. Belege müssen nachgereicht werden. Korrekturen sind nötig. Wenn Sie als Eigentümergemeinschaft einen Verwalter beauftragen, dann prüfen Sie im Vertrag: Ist die Sechs-Monats-Frist explizit genannt? Ist eine Vertragsstrafe bei Versäumnis vereinbart? Unsere Empfehlung aus der täglichen Arbeit mit Weg Verwaltung München: Legen Sie das Geschäftsjahr nicht auf das Kalenderjahr. Ein abweichendes Geschäftsjahr vom 1. Juli bis 30. Juni entzerrt die Arbeitslast erheblich.

Die Eigentümerversammlung ist unser rechtliches Herzstück im Jahresablauf. Nach § 24 Absatz 4 WEG müssen wir mindestens einmal jährlich einladen. Die Einladungsfrist beträgt drei Wochen in Textform. Unsere Erfahrung zeigt: In etwa 40 Prozent aller angefochtenen Beschlüsse ist die Einladungsfrist das Problem. Wir versenden Einladungen deshalb grundsätzlich vier Wochen vorher. Per Einschreiben mit Rückschein. Digital per E-Mail mit Lesebestätigung. Doppelt hält besser. Die Tagesordnung muss alle wesentlichen Punkte enthalten. Überraschungsbeschlüsse sind unwirksam. Wir beobachten regelmäßig: Eigentümer fechten Beschlüsse an, wenn Themen nicht angekündigt waren. Das Oberlandesgericht München hat 2021 klargestellt: Auch die Wahl eines neuen Beirats muss auf der Tagesordnung stehen. Sonst ist die Wahl nichtig. In unserer Jahresplanung reservieren wir für die Versammlung immer den Zeitraum April bis Juni. Nach der Jahresabrechnung. Vor der Sommerpause. Die Vorbereitung startet sechs Wochen vorher. Wir erstellen die Tagesordnung. Wir holen Angebote für Sanierungsmaßnahmen ein. Wir bereiten Beschlussvorlagen vor. Typischerweise dauert eine ordentliche Versammlung zweieinhalb bis drei Stunden. Das Protokoll muss innerhalb von zwei Wochen vorliegen. Auch hier gilt: Textform ist Pflicht. Wir lassen alle Beschlüsse vom Versammlungsleiter und einem Eigentümer unterschreiben. Die Protokollsammlung bewahren wir 30 Jahre auf. Das ist Branchenstandard nach WEG. Wenn Sie eine Versammlung planen, dann kalkulieren Sie mindestens acht Wochen Vorlauf ein – von der ersten Planung bis zum fertigen Protokoll. Bei der Hausverwaltung München nutzen wir digitale Verwaltungstools, die Fristen automatisch überwachen.

Die Instandhaltungsrücklage ist unsere wichtigste Pflichtaufgabe im ersten Quartal. Nach § 21 Absatz 5 Nr. 4 WEG müssen wir die Angemessenheit jährlich prüfen. Unsere Erfahrung aus hunderten von Objekten: Die meisten Gemeinschaften bilden zu wenig Rücklagen. Die Peters-Formel ist der übliche Berechnungsstandard. Sie besagt: Pro Quadratmeter Wohnfläche sollten jährlich 7,10 bis 11,50 Euro zurückgelegt werden. Bei älteren Gebäuden eher 12 bis 15 Euro. Wir sehen regelmäßig Gemeinschaften mit nur 4 Euro pro Quadratmeter. Das reicht nicht. Wenn dann die Fassade saniert werden muss, fehlen 80.000 Euro. Die Eigentümer müssen nachschießen. Oder Kredite aufnehmen. Beides führt zu Konflikten. Und zu Haftungsfragen. Denn wir als Verwalter müssen auf unzureichende Rücklagen hinweisen. Schriftlich. Dokumentiert. In unserer Jahresplanung prüfen wir im Januar den Rücklagenstand. Wir erstellen eine Zehn-Jahres-Prognose. Wir kalkulieren anstehende Sanierungen. Dach, Fassade, Heizung, Aufzug. Wir holen Kostenvoranschläge ein. Dann erstellen wir den Wirtschaftsplan für das neue Jahr. Der Wirtschaftsplan muss vor Beginn des Wirtschaftsjahres beschlossen sein. Typischerweise legen wir ihn in der Frühjahrsversammlung vor. Die Eigentümer müssen zustimmen. Ohne Beschluss dürfen wir keine Umlagen einziehen. Das ist ein häufiger Fehler. Wir beobachten immer wieder: Verwalter ziehen Umlagen ein, obwohl der Wirtschaftsplan noch nicht beschlossen ist. Das ist rechtlich heikel. Im Streitfall müssen Zahlungen zurückerstattet werden. Wenn Ihre Rücklage unter 8 Euro pro Quadratmeter liegt, dann fordern Sie vom Verwalter eine Bedarfsprognose an – sonst drohen teure Sonderumlagen bei der nächsten Sanierung.

Die Verkehrssicherungspflicht ist unsere laufende Haftungsfalle im Jahreskreislauf. Nach der ständigen Rechtsprechung des BGH haftet die Eigentümergemeinschaft für Schäden durch mangelhafte Verkehrssicherung. Und wir als Verwalter haften mit, wenn wir unsere Kontrollpflichten verletzen. In unserer Praxis bedeutet das: Quartalsweise Begehungen sind Pflicht. Wir dokumentieren jeden Rundgang. Mit Fotos. Mit Checkliste. Mit Datum und Unterschrift. Wir prüfen Gehwege auf Stolperfallen. Wir kontrollieren Handläufe auf Festigkeit. Wir checken Beleuchtung im Treppenhaus. Wir inspizieren Spielplätze auf defekte Geräte. Nach hunderten von Begehungen wissen wir: Die häufigsten Mängel sind lose Gehwegplatten, defekte Außenbeleuchtung und verrostete Geländer. Jeder Mangel wird protokolliert. Jeder Mangel bekommt eine Frist zur Beseitigung. Unsere Jahresplanung sieht feste Begehungstermine vor: Ende März, Ende Juni, Ende September, Ende Dezember. Zusätzlich nach jedem Sturm. Nach jedem Schneefall. Die Winterdienstpflicht ist besonders kritisch. Wir müssen sicherstellen, dass gestreut und geräumt wird. Typischerweise schließen wir Winterdienstverträge bis spätestens Ende Oktober ab. Die Dokumentation ist entscheidend. Wir führen ein Räumprotokoll. Mit Uhrzeiten. Mit Streuprotokoll. Denn wenn ein Passant stürzt, müssen wir beweisen: Wir haben unsere Pflicht erfüllt. Das Oberlandesgericht Frankfurt hat 2020 geurteilt: Ohne Dokumentation gilt die Verkehrssicherungspflicht als verletzt. Die Beweislast liegt beim Verwalter. Wir archivieren alle Begehungsprotokolle mindestens zehn Jahre. Das ist Branchenpraxis. Wenn bei Ihrer Gemeinschaft keine regelmäßigen Begehungsprotokolle existieren, dann fordern Sie diese umgehend ein – im Schadensfall sind sie Ihre einzige Absicherung gegen Haftungsansprüche.

Die Versicherungsprüfung ist unsere Pflichtaufgabe im vierten Quartal. Nach § 27 Absatz 1 Nr. 2 WEG gehört die Versicherung des Gemeinschaftseigentums zu unseren Kernpflichten. Unsere Erfahrung zeigt: In etwa 30 Prozent aller Verwaltungen ist der Versicherungsschutz lückenhaft. Unterversicherung ist das häufigste Problem. Die Gebäudeversicherung basiert auf dem Versicherungswert 1914. Dieser Wert muss regelmäßig angepasst werden. Sonst greift im Schadensfall die Unterversicherung. Dann zahlt die Versicherung nur anteilig. Wir haben Fälle erlebt: Ein Dachstuhlbrand verursacht 200.000 Euro Schaden. Die Versicherung zahlt nur 120.000 Euro. Weil der Wert 1914 seit 15 Jahren nicht angepasst wurde. Die Differenz müssen die Eigentümer tragen. Und sie machen den Verwalter haftbar. Denn wir hätten auf die Unterversicherung hinweisen müssen. In unserer Jahresplanung prüfen wir im November alle Versicherungen. Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung, Glasversicherung, Elementarschadenversicherung. Wir fordern aktuelle Angebote an. Wir vergleichen Konditionen. Wir prüfen Deckungssummen. Typischerweise dauert dieser Prozess drei bis vier Wochen. Die Haftpflichtversicherung muss mindestens 5 Millionen Euro Deckung haben. Das ist Branchenstandard. Bei größeren Anlagen empfehlen wir 10 Millionen Euro. Die Elementarschadenversicherung wird oft vergessen. Seit den Hochwasserereignissen 2021 ist sie unverzichtbar. Auch wenn Ihr Objekt nicht im Überschwemmungsgebiet liegt. Starkregen kann überall auftreten. Wir beobachten regelmäßig: Versicherungen kündigen Verträge oder erhöhen Beiträge drastisch. Dann müssen wir schnell reagieren. Neue Angebote einholen. Vergleichen. Beschluss herbeiführen. Ohne Versicherungsschutz dürfen wir das Objekt nicht verwalten. Wenn Ihre Gebäudeversicherung älter als drei Jahre ist ohne Wertanpassung, dann beauftragen Sie sofort eine Neubewertung – jeder Schadenfall kann sonst zur Unterversicherung führen.

Die Beschlusssammlung ist unsere laufende Rechtspflicht im gesamten Jahresablauf. Nach § 24 Absatz 7 WEG müssen wir alle Beschlüsse sammeln und aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 30 Jahre. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Unsere Erfahrung aus der täglichen Praxis: Die Beschlusssammlung ist bei Eigentümerwechseln entscheidend. Neue Eigentümer haben Anspruch auf Einsicht. Sie müssen wissen, welche Beschlüsse gelten. Welche Sonderumlagen beschlossen wurden. Welche Sanierungen anstehen. Wir führen die Beschlusssammlung digital und analog. Jeder Beschluss wird chronologisch abgelegt. Mit Datum, Beschlusstext und Abstimmungsergebnis. Wir nummerieren fortlaufend. Beschluss 2024-01, 2024-02 und so weiter. Das erleichtert die Zuordnung. Typischerweise umfasst eine Beschlusssammlung nach zehn Jahren 80 bis 120 Beschlüsse. Die Dokumentationspflicht geht weiter. Wir müssen alle Verträge archivieren. Hausmeistervertrag, Reinigungsvertrag, Gartenpflegevertrag, Wartungsverträge für Aufzug und Heizung. Wir müssen alle Rechnungen aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen beträgt zehn Jahre. Das ist Branchenstandard nach Abgabenordnung. Wir beobachten immer wieder: Bei Verwalterwechseln fehlen Unterlagen. Der alte Verwalter übergibt unvollständig. Der neue Verwalter kann nicht nahtlos weiterarbeiten. Das führt zu Verzögerungen. Zu Rechtsunsicherheit. Zu Haftungsfragen. In unserer Jahresplanung führen wir im Dezember eine Archivprüfung durch. Wir checken: Sind alle Beschlüsse vollständig? Sind alle Protokolle unterschrieben? Sind alle Verträge aktuell? Wir digitalisieren sukzessive alle Altbestände. Das sichert gegen Verlust. Das ermöglicht schnellen Zugriff. Wenn Sie als Eigentümer keine vollständige Beschlusssammlung einsehen können, dann fordern Sie diese schriftlich an – es ist Ihr gesetzliches Recht nach § 24 Absatz 7 WEG.